มองมุมเหม่ง > นำเสนอให้ซึ้งถึงใจ (PowerPoint Presentation Technique)

เรื่องเล่ามีมากมาย

นำเสนอสีสรรหลากหลาย

ตาลายไม่เข้าใจ

*******************************

เร็วๆ นี้น้องๆ ที่ทำงานด้วยกัน “งานเข้า” ครับ

งานที่ว่านี้เป็นโครงการใหญ่โครงการหนึ่ง ลูกค้าได้ให้รายละเอียดเบื้องต้นมาแล้ว ต้องการให้เราเข้าไปนำเสนองานเพื่อแข่งกับรายอื่นๆ

ครับ การแข่งขันทุกวันนี้ ไม่ใช่แค่สินค้าดี บริการดี รอลูกค้ามาซื้อ การนำเสนอก็ถือเป็นส่วนหนึ่งของการแข่งขันด้วย ไม่ใช่แค่สักแต่พูดๆ ไป การนำเสนอที่ดีจะนำไปสู่ความเข้าใจในตัวสินค้า และบริการ เมื่อลูกค้าประทับใจแล้ว อื่นๆ ที่จะตามมาก็จะง่ายไปด้วย รวมไปถึง “กำไร” ที่จะได้ด้วยครับ

เนื่องจากเป็นดีลที่ค่อนข้างใหญ่และสำคัญ คราวนี้น้องของเราเลย “เกร็ง” สิครับ

ที่ ผ่านๆ มาตั้งแต่โปรแกรม Power point กำเนิดในโลก เชื่อว่าหลายๆ คนคงหัดใช้กันเอง ตามมีตามเกิด คงจะมีส่วนน้อยที่ไปลงทุนเรียนกันเป็นเรื่องเป็นราว

ถ้าไม่นับเท มเพลท (Template) สำเร็จรูปที่เขามีให้ ซึ่งก็สวยดี แต่บางคนไม่ชอบ จะพยายามเป็นตัวของตัวเอง ใส่ลูกเล่นเทคนิคคัลเลอร์แพรวพราวไปหมด แต่น้อยคนที่จะทำได้ดี กลายเป็นว่า สุดท้ายคนฟังจำไม่ได้ว่าเนื้อหาคืออะไรเพราะตาลาย

และความพยายามที่ จะใส่ “ทุกอย่าง” เข้าไปในสไลด์ ตัวอักษรเต็มไปหมด ถ้าไม่กลัวว่าคนฟังไม่เข้าใจสิ่งที่ตัวเองจะพูด คงจะกลัวว่าตัวเองจะลืมประเด็นไหนหรือเปล่า ส่งผลให้มีจำนวนสไลด์มหาศาล กระทบถึงเวลาที่ต้องพูด และจะล้มเหลวหรือไม่ได้ผลตามที่ต้องการ

แล้วจะทำไงดีละคะ พรุ่งนี้ต้องพรีเซนต์ (Present) แล้ว พี่มัวแต่พล่ามอยู่ได้

เอา ละ อย่างแรกต้องรู้ก่อนว่า 1) เราจะพูดให้ใครฟัง เขาเป็นใคร ทำอะไร ภูมิหลังเป็นอย่างไรบ้าง เพราะเมื่อรู้แล้ว เราสามารถออกแบบการนำเสนอให้เขารู้สึกดี รู้สึกว่าเป็นพวกเดียวกันแล้ว ก็จะเริ่มเปิดใจรับฟังสิ่งที่เราจะพูด การต่อต้านหรืออคติก็จะน้อยลง เช่น ผู้ฟังเป็นพนักงานระดับกลางๆ แผนกไอที เราก็จะรู้แล้วล่ะว่า ถ้าพูดเรื่องไฮไฟว์ เฟซบุค เบลดเซิร์ฟเวอร์ ก็น่าจะเข้าใจง่ายกว่าพูดเรื่องปุ๋ยชีวภาพเป็นต้น

ถัดมา 2) เรื่องที่เราจะพูด หรือนำเสนอนั้นเป็นเรื่องอะไร ที่ต้องย้ำอีกครั้งเพราะ เรื่องเดียวกันนั้น มีหลายมุมมองที่จะพูด เราต้องชัดเจนว่า สิ่งที่จะพูดนั้น ต้องตรงตามวัตถุประสงค์ของเรา และให้ความกระจ่างแก่ผู้ฟัง ไม่เกิดคำถามอื่นๆ ตามมา เช่น การนำเสนอสินค้าหรือบริการเทียบกับคู่แข่งนั้น เรื่องคุณภาพนั้นอาจจะสูสีหรือเป็นที่รับรู้อยู่แล้ว เราก็ยกประเด็นการบริการหลังการขายมาเน้นแทนก็ได้ ซึ่งดูแล้วเหนือกว่าคู่แข่งเป็นต้น เนื้อหาเหล่านี้ ถ้าเป็นข้อมูลใหม่ๆ หรือเรื่องที่ผู้ฟังไม่เคยรู้ ก็ยิ่งเพิ่มความน่าสนใจให้มากขึ้น

ต่อไปคือ ลำดับเนื้อหาการนำเสนอครับ ผมมักจะบอกน้องๆ ให้คิดว่าเรากำลังกำกับหนังเรื่องหนึ่ง มีการปูเรื่อง (อธิบายเหตุผลที่มานำเสนอในวันนี้) แนะนำตัวละคร (สินค้าหรือบริการ) ขมวดปมปัญหา (สิ่งที่จะตอบโจทย์ของลูกค้า) แล้วคลี่คลายด้วยที่พระเอกอยู่กับนางเอกอย่างมีความสุข (ผลตอบแทนหรือประโยชน์ในระยะยาวที่ลูกค้าจะได้) ประมาณนั้นเลย

อีกส่วนสำคัญไม่แพ้กัน คือเวลาที่จะใช้ในการนำเสนอ ว่าเรามีเวลาเท่าไร จัดเนื้อหาให้อยู่ในกรอบเวลา ถ้าให้ดี เผื่อไว้ในส่วนที่ต้องตอบคำถามด้วย เพราะถ้าเวลาไม่พอ ยังมีคำถามคาใจ ก็จะไม่เป็นผลดีต่อเรา การบริหารเวลานี้ ส่งผลภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพของเราด้วยครับ

มาถึงขั้นนี้แล้ว ก็มาวางรูปแบบการนำเสนอครับ ว่าจะเอาแนวไหน วิชาการขรึมๆ หรือคุยกันแนวกันเอง ชิลชิล หรือมีมุขขำๆ หยอดเป็นระยะๆ จุดนี้จะสร้างเสน่ห์หรือเสริมภาพลักษณ์ของผู้พูดอีกทางหนึ่ง

จากที่ว่ามาทั้งหมดก็มาถึงการเตรียมพาวเวอร์พอยต์แล้วครับ ที่ต้องตระหนักไว้เสมอๆ คือ พาวเวอร์พอยต์เป็นแค่ผู้ช่วยพระเอกอย่างเราในการนำเสนอเท่านั้น เราต่างหากที่เป็นพระเอก เป็นเจ้าของเวที หลายๆ คนมักจะกังวล หรือ “ตื่น” กลัวว่าจะลืมเนื้อหา ลืมมุขที่เตรียมมา หรือ กลัวคนฟังไม่สนใจ ฯลฯ

คิดเสียว่ามีผู้ช่วยพระเอกแล้ว ก็น่าจะรอดน่า

พาวเวอร์พอยต์ที่ดีนั้น ต้องดูสบายตา ถูกต้องทั้งเนื้อหา และการพิมพ์ ต้องไม่แย่งความสนใจจากผู้พูด ไม่แย่งความสนใจนี้หมายถึง ตัวอักษรไม่เยอะจนเกินไป ทำให้ทุกคนไม่สนใจ ต้องหันไปเพ่งตาอ่าน ซึ่งเวลาที่คนเราอ่านอะไรนั้น ประสาทหูมักจะทำงานน้อยลง

หมายรวมไปถึง พาวเวอร์พอยต์ที่มีแสงสีเสียงทีไม่จำเป็นทำให้แย่งความสนใจไปด้วยเช่นกัน

นอกจากนั้นแล้ว จำนวนหน้าก็ต้องสัมพันธ์กับเวลาที่ใช้ด้วยครับ บางคนมักจะเผื่อสไลด์ไว้เยอะ แบบว่า พวกเยอะ อุ่นใจไว้ก่อนเป็นดี สุดท้ายคนพูดงงเอง ซึ่งในความเป็นจริงแล้วสไลด์ยิ่งน้อย คนฟังจะยิ่งสนใจผู้พูดมากขึ้น

ตัวช่วยอื่นๆ ที่น่าสนใจก็เช่น วิดีโอคลิป ที่ใส่เข้ามา จะช่วยเสริมให้การนำเสนอสมบูรณ์ยิ่งขึ้น และเป็นช่วงที่คนพูดจะได้หยุดพัก หยุดคิดประเมินสถานการณ์ต่อไปด้วย

เหล่านี้ก็เป็นแนวทางจากประสบการณ์ที่ผ่านมา ทั้งของผมเองและของผู้บริหารระดับสูงในบริษัทหลายๆ แห่ง ซึ่งขอให้พึงสดับดูว่าจะมีประโยชน์โภคผลกับทุกท่านหรือไม่

คุณความดีๆ ที่มีที่จะเกิด ก็ขอมอบให้โปรแกรมพาวเวอร์พอยต์ และบริษัทไมโครซอฟท์เถิดครับ

*******************************